W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym outsourcing stał się kluczowym narzędziem elastycznego zarządzania zasobami ludzkimi i procesami operacyjnymi. Jednak w 2025 roku, wraz z wejściem w życie nowych przepisów, wybór pomiędzy outsourcingiem pracowniczym a procesowym nabiera szczególnego znaczenia – zarówno pod względem legalności, jak i opłacalności. W tym artykule wyjaśniamy, czym różnią się oba modele, które rozwiązania są zgodne z prawem po ostatnich zmianach legislacyjnych, jakie są ich koszty i korzyści oraz jak wybrać najlepszą opcję dla Twojej firmy.
Zanim przejdziemy do analizy legalności i opłacalności, warto jasno określić, czym różnią się oba modele outsourcingu.
Outsourcing pracowniczy (personalny, outsourcing personelu) polega na tym, że firma zewnętrzna zatrudnia pracowników i deleguje ich do pracy na rzecz klienta. Pracownicy formalnie są zatrudnieni przez agencję lub firmę outsourcingową, ale wykonują zadania określone przez klienta, często pod jego bezpośrednim nadzorem. Przykłady to agencje pracy tymczasowej, które dostarczają pracowników do magazynów, produkcji czy obsługi eventów.
Outsourcing procesowy to przekazanie całego procesu lub funkcji firmie zewnętrznej, która przejmuje odpowiedzialność za jego realizację – od zarządzania personelem, przez organizację pracy, po nadzór i raportowanie wyników. Firma outsourcingowa wykorzystuje własne zasoby, know-how i kadrę kierowniczą, a klient otrzymuje gotowy efekt usługi, nie ingerując w sposób jej wykonania.
Od 1 czerwca 2025 roku w Polsce obowiązują nowe regulacje, które znacząco ograniczają możliwość stosowania outsourcingu pracowniczego. Celem zmian jest wyeliminowanie praktyk omijających przepisy prawa pracy, szczególnie w kontekście zatrudniania cudzoziemców oraz tzw. „szarej strefy” na rynku pracy.
Kluczowe zmiany:
Outsourcing procesowy pozostaje w pełni legalnym i rekomendowanym modelem współpracy. W tym przypadku firma outsourcingowa przejmuje cały proces lub funkcję, wykorzystując własne zasoby, kadrę kierowniczą i know-how. Klient nie ingeruje w sposób realizacji usługi, a odpowiedzialność za jakość i terminowość spoczywa na firmie zewnętrznej.
Przykłady outsourcingu procesowego:
Zalety outsourcingu procesowego:
Po zmianach przepisów outsourcing pracowniczy jest możliwy tylko w bardzo ograniczonym zakresie – głównie poprzez certyfikowane agencje pracy tymczasowej, które spełniają nowe wymogi prawne. W praktyce oznacza to, że firmy, które chcą korzystać z pracowników delegowanych, muszą współpracować wyłącznie z agencjami posiadającymi odpowiednie certyfikaty i wpisy do rejestrów.
Warto pamiętać!
Outsourcing procesowy jest nie tylko legalny, ale także bardzo opłacalny dla firm, które chcą skupić się na swojej podstawowej działalności. Pozwala na redukcję kosztów stałych, elastyczne zarządzanie zasobami i dostęp do specjalistycznej wiedzy. Firmy mogą szybko reagować na zmiany rynkowe, rozwijać nowe projekty i zwiększać skalę działalności bez konieczności inwestowania w dodatkowy personel i infrastrukturę.
Outsourcing pracowniczy (w legalnym wydaniu, czyli poprzez agencje pracy tymczasowej) nadal może być opłacalny w sytuacjach, gdy firma potrzebuje szybkiego dostępu do pracowników na czas określony (np. sezon, projekt, zastępstwo). Jednak po nowelizacji przepisów koszty i ryzyko związane z tym modelem wzrosły, a zakres jego stosowania jest znacznie ograniczony.
Wybór pomiędzy outsourcingiem pracowniczym a procesowym zależy od celów, charakteru działalności oraz aktualnych potrzeb firmy. Oto praktyczne wskazówki, jak podjąć najlepszą decyzję:
Warto również wspomnieć o różnicach między outsourcingiem (pracowniczym i procesowym) a pracą tymczasową. Praca tymczasowa polega na delegowaniu pracowników przez agencję pracy tymczasowej do pracy u innego pracodawcy, na czas określony, ale pod kierownictwem tego pracodawcy. Outsourcing procesowy natomiast zakłada, że cały proces jest realizowany przez firmę zewnętrzną, a klient nie ingeruje w sposób jego wykonania.
Kluczowa różnica:
W outsourcingu procesowym firma zewnętrzna przejmuje całość procesu i odpowiada za jego realizację, natomiast w pracy tymczasowej agencja deleguje pracowników do pracy pod kierownictwem klienta.
Według danych GUS i raportów branżowych rynek outsourcingu w Polsce dynamicznie się rozwija. W 2024 roku ponad 35% firm logistycznych korzystało z outsourcingu w celu elastycznego zarządzania personelem i procesami operacyjnymi. Po nowelizacji przepisów można spodziewać się dalszego wzrostu znaczenia outsourcingu procesowego oraz ograniczenia nielegalnych praktyk outsourcingu pracowniczego.
Trendy na 2025 rok:
Outsourcing pracowniczy i procesowy to dwa różne modele współpracy, które w 2025 roku różnią się nie tylko zakresem, ale także legalnością i opłacalnością. Po nowelizacji przepisów outsourcing pracowniczy jest możliwy tylko w bardzo ograniczonym zakresie i wiąże się z dużym ryzykiem prawnym oraz finansowym. Outsourcing procesowy pozostaje natomiast w pełni legalnym, bezpiecznym i opłacalnym rozwiązaniem dla firm, które chcą elastycznie zarządzać zasobami i skupić się na rozwoju swojej podstawowej działalności.
Najważniejsze wskazówki:
Zadbaj o jasne zasady współpracy i wsparcie prawne – to pozwoli uniknąć błędów i konsekwencji prawnych.
Źródła:
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 622)
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620).
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621)
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 619)
