W dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej model współpracy B2B (business-to-business) zyskuje na popularności. Liczne badania wskazują, że ponad połowa firm działających w Polsce korzysta z elastycznych form współpracy. Szczególnie często stosowane są umowy B2B. Rok 2025 przynosi istotne zmiany w przepisach dotyczących kontraktów B2B, dlatego umiejętność skutecznego negocjowania staje się kluczowa dla zabezpieczenia własnych interesów i osiągnięcia optymalnych warunków współpracy.
Kontrakty B2B w 2025 roku funkcjonują w zmienionym środowisku prawnym. Według zapowiedzi Głównego Inspektora Pracy oraz Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planowane jest rozszerzenie kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie nakazu przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Już teraz należy dokładać wszelkich starań, by umowy zawierane na zasadach B2B były prawidłowo skonstruowane i nie nosiły znamion stosunku pracy, co mogłoby skutkować podważeniem ich przez organy kontrolne.
Ponadto, wprowadzono zmiany w systemie składek ZUS dla samozatrudnionych, co może wpłynąć na opłacalność współpracy w modelu B2B. Nowy system obejmuje modyfikacje w zakresie podstawy wymiaru składek, co bezpośrednio przekłada się na koszty prowadzenia działalności. Z tego względu, negocjując kontrakt B2B w 2025 roku, należy uwzględnić te zmiany i odpowiednio dostosować stawki wynagrodzenia.
Istotną zmianą jest również nowelizacja Ustawy o CIT z końca 2024 roku, która rozszerza możliwość uwzględnienia umów B2B w ramach ulgi B+R (badawczo-rozwojowej). To dobra wiadomość dla firm działających w sektorach innowacyjnych, zwłaszcza w branży IT, gdzie umowy B2B stanowią często podstawę wykonywania działalności, w tym czynności o charakterze badawczo-rozwojowym.
Negocjując umowę B2B w 2025 roku, warto skoncentrować się na kilku kluczowych elementach, które zapewnią zarówno bezpieczeństwo, jak i elastyczność współpracy. Oto co dobrze sporządzony kontrakt powinien zawierać:
Precyzyjny zakres współpracy i obowiązków – szczegółowy opis usług, oczekiwanych rezultatów oraz harmonogram realizacji umowy. Ten element umowy jest fundamentalny, ponieważ określa, czego dokładnie oczekuje zleceniodawca i do czego zobowiązuje się zleceniobiorca. Warto pamiętać, że zbyt ogólne zapisy mogą prowadzić do nieporozumień i konfliktów.
Warunki finansowe i zasady rozliczeń – stawki wynagrodzenia, terminy płatności, ewentualne premie i dodatki, a także sposób fakturowania. W 2025 roku przy ustalaniu wynagrodzenia należy uwzględnić nie tylko stawki rynkowe, ale także koszty prowadzenia działalności, w tym zmiany w składkach ZUS i podatkach.
Klauzule poufności i ochrony danych – zabezpieczenie tajemnic handlowych, know-how i innych wrażliwych informacji. W erze cyfrowej ochrona danych staje się coraz ważniejsza, dlatego umowa B2B powinna jasno określać, jakie informacje są poufne i jakie są konsekwencje naruszenia tej poufności.
Regulacje dotyczące praw autorskich i własności intelektualnej – precyzyjne określenie, kto nabywa prawa do utworzonych w ramach współpracy materiałów. Ten aspekt jest szczególnie istotny w branżach kreatywnych, IT czy consultingu, gdzie wytwarzane są utwory chronione prawem autorskim.
Warunki wypowiedzenia umowy i procedury zakończenia współpracy – okresy wypowiedzenia, przyczyny uzasadniające natychmiastowe rozwiązanie umowy, a także procedury przekazania zadań i projektów. Elastyczność w tym zakresie jest kluczowa, ale jednocześnie ważne jest zabezpieczenie przed nagłym zakończeniem współpracy.
Negocjowanie wynagrodzenia w modelu B2B różni się od rozmów o pensji na umowie o pracę. Jako przedsiębiorca musisz uwzględnić nie tylko swoje oczekiwania finansowe, ale także koszty prowadzenia działalności gospodarczej, podatki i składki ZUS. Według danych z raportu GUS „Działalność przedsiębiorstw niefinansowych w 2024 roku” koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej wzrosły średnio o 15% w porównaniu do roku poprzedniego, co bezpośrednio wpływa na opłacalność kontraktów B2B.
Przy ustalaniu stawki za swoje usługi warto uwzględnić następujące koszty:
Przykładowa kalkulacja:
Jeśli Twoje miesięczne koszty prowadzenia działalności wynoszą 4000 zł, a chcesz zarobić 8000 zł netto „na rękę”, Twoja stawka na fakturze powinna wynosić co najmniej 12 000 zł netto. Warto również uwzględnić rezerwę finansową na nieprzewidziane wydatki lub okresy bez zleceń.
Jedną z głównych zalet współpracy B2B jest elastyczność, jednak wymaga ona odpowiedniego zabezpieczenia w umowie. Oto kluczowe aspekty, które warto wynegocjować:
Elastyczny czas pracy – możliwość samodzielnego ustalania godzin pracy, pod warunkiem dotrzymania terminów i realizacji zadań. W umowie warto unikać zapisów sugerujących sztywne godziny pracy, które mogłyby wskazywać na stosunek pracy.
Miejsce wykonywania zleceń – swoboda wyboru miejsca świadczenia usług, co jest szczególnie istotne w kontekście pracy zdalnej i hybrydowej. Według danych GUS z 2024 roku 40% przedsiębiorstw wymaga obecności pracowników w biurze przynajmniej kilka dni w miesiącu, jednak w modelu B2B takie wymagania powinny być formułowane ostrożnie i ewentualnie być uzasadnione szczególnymi potrzebami wynikającymi z przedmiotu umowy. Wymaganie wykonywania obowiązków służbowych w określonym miejscu (i czasie) jest bowiem jedną z najważniejszych znamion stosunku pracy.
Możliwość współpracy z innymi klientami – brak wyłączności, chyba że zostanie to odpowiednio wynagrodzone. Klauzule wyłączności mogą być niekorzystne dla zleceniobiorcy, dlatego warto je negocjować lub unikać, o ile nie przewidziano za nie dodatkowej gratyfikacji.
Zastępowalność – możliwość delegowania zadań innym wykonawcom lub współpracownikom. Ten zapis jest istotny dla zachowania charakteru cywilnoprawnego umowy i uniknięcia zarzutu o ukryty stosunek pracy.
Bezpieczeństwo współpracy to drugi, obok elastyczności, kluczowy aspekt umowy B2B. Aby je zapewnić, warto skoncentrować się na następujących elementach:
Gwarancja płatności – precyzyjne określenie terminów płatności, konsekwencji opóźnień (odsetki) oraz ewentualnych zaliczek. Problem z nieterminowymi płatnościami dotyczy bardzo dużej liczby mikro i małych przedsiębiorstw w Polsce, dlatego zabezpieczenie płatności jest kluczowe dla stabilności finansowej.
Odpowiedzialność za szkody – racjonalne ograniczenie odpowiedzialności wykonawcy, np. do wysokości wynagrodzenia za określony okres. Przepisy wprowadzają konieczność umieszczenia w umowie szczegółowych zapisów dotyczących odpowiedzialności za ewentualne szkody wyrządzone w trakcie jej trwania.
Procedury reklamacyjne – jasny proces zgłaszania i rozpatrywania reklamacji dotyczących świadczonych usług. Ten element umowy pozwala uniknąć nieporozumień i sporów w przypadku uwag do jakości świadczonych usług.
Ubezpieczenie OC – określenie, czy wykonawca powinien posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i w jakiej wysokości. W niektórych branżach (np. medycyna, budownictwo) jest to standardowy wymóg, ale warto negocjować wysokość polisy, by nie generowała nadmiernych kosztów.
Klauzula zakazu konkurencji to jeden z najbardziej kontrowersyjnych zapisów w umowach B2B. Jeśli strony decydują się na wprowadzenie takiego zapisu, musi on być szczegółowo określony i uzasadniony. Nowe regulacje wprowadzają ścisłe zasady dotyczące tego, kiedy taki zakaz może być stosowany i jakie konsekwencje ponosi strona naruszająca te postanowienia.
Negocjując zakaz konkurencji, warto zwrócić uwagę na:
Warto pamiętać, że zbyt szeroki zakaz konkurencji może być uznany za nieważny, jako naruszający zasadę swobody działalności gospodarczej.
W erze gospodarki opartej na wiedzy kwestie praw autorskich i własności intelektualnej nabierają szczególnego znaczenia w umowach B2B. Negocjując te aspekty, warto rozważyć:
Zakres przeniesienia praw – czy konieczne jest przeniesienie wszystkich praw autorskich, czy może wystarczy licencja? Licencja może być korzystniejsza dla zleceniobiorcy, szczególnie jeśli chce wykorzystywać podobne rozwiązania w przyszłych projektach.
Wynagrodzenie za prawa autorskie – czy jest ono wliczone w podstawowe wynagrodzenie, czy stanowi odrębną pozycję? Z perspektywy podatkowej wyodrębnienie wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich może być korzystne ze względu na możliwość zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodu.
Portfolio i referencje – możliwość wykorzystania efektów pracy w portfolio i materiałach marketingowych. Ten aspekt jest szczególnie istotny dla freelancerów i specjalistów budujących swoją markę osobistą.
Odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich – kto ponosi ryzyko, jeśli w ramach realizacji umowy dojdzie do nieświadomego naruszenia cudzych praw? Ten zapis powinien być skonstruowany w sposób zrównoważony, chroniący obie strony.
Nawet najlepiej skonstruowana umowa B2B może prowadzić do nieporozumień i sporów. Dlatego warto zawrzeć w niej mechanizmy rozwiązywania konfliktów, które pozwolą uniknąć długotrwałych i kosztownych procesów sądowych:
Procedura eskalacji – określenie ścieżki rozwiązywania problemów, np. najpierw spotkanie operacyjne, potem spotkanie z udziałem zarządu, a dopiero na końcu mediacja czy sąd.
Mediacja – zobowiązanie do podjęcia próby mediacji przed skierowaniem sprawy do sądu. Mediacja jest szybsza, tańsza i często skuteczniejsza niż proces sądowy.
Sąd właściwy – określenie sądu właściwego dla rozstrzygania sporów. Z perspektywy zleceniobiorcy korzystne jest wskazanie sądu w miejscu jego siedziby.
Kary umowne – precyzyjne określenie wysokości i zasad naliczania kar umownych za naruszenie poszczególnych postanowień umowy. Warto negocjować maksymalny limit kar umownych (np. do wysokości miesięcznego wynagrodzenia) oraz wyłączenie możliwości dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.
W 2025 roku wybór między umową o pracę a kontraktem B2B staje się coraz bardziej złożony. Oto jak przedstawiają się najważniejsze aspekty obu form współpracy:
Koszty i wynagrodzenie netto – w modelu B2B możliwe jest osiągnięcie wyższego wynagrodzenia netto dzięki możliwości odliczania kosztów prowadzenia działalności. Jednak zmiany w składkach ZUS w 2025 roku częściowo zmniejszają tę przewagę.
Ochrona prawna – umowa o pracę zapewnia silniejszą ochronę pracownika (m.in. płatny urlop, chorobowe, ochrona przed zwolnieniem). Wykonawca na B2B musi sam zadbać o swoje zabezpieczenie, negocjując odpowiednie zapisy w umowie.
Elastyczność – zdecydowana przewaga kontraktu B2B, który daje większą swobodę w zakresie czasu, miejsca pracy oraz możliwość współpracy z wieloma klientami.
Rozwój zawodowy – w modelu B2B wykonawca sam decyduje o inwestycjach w rozwój, ale też sam ponosi ich koszty. W stosunku pracy to pracodawca często finansuje szkolenia i doskonalenie zawodowe.
Potencjał zarobkowy – B2B daje większy potencjał wzrostu dochodów, szczególnie przy współpracy z wieloma klientami, ale wiąże się też z większym ryzykiem w okresach przestoju.
Według danych GUS w 2024 roku średnie wynagrodzenie na umowie o pracę w sektorze przedsiębiorstw wyniosło 8408,79 zł brutto. Dla porównania, średnie miesięczne przychody osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wyniosły 9992 zł, co przy uwzględnieniu kosztów i składek daje porównywalny dochód „na rękę”. Różnica na korzyść B2B pojawia się głównie przy wyższych stawkach wynagrodzenia oraz przy efektywnym zarządzaniu kosztami działalności.
Negocjowanie kontraktu B2B wymaga odpowiedniego przygotowania i strategii. Oto praktyczne wskazówki, które pomogą wynegocjować korzystne warunki:
Dokładne rozpoznanie rynku – przed rozpoczęciem negocjacji zbadaj stawki rynkowe dla podobnych usług. Skorzystaj z raportów płacowych, portali z ogłoszeniami o pracę lub skonsultuj się z innymi specjalistami z branży.
Przygotowanie argumentacji – przygotuj konkretne argumenty uzasadniające proponowane warunki, oparte na Twoim doświadczeniu, umiejętnościach i wartości, jaką wnosisz do współpracy.
Jasne określenie swoich priorytetów – zastanów się, które aspekty umowy są dla Ciebie najważniejsze (wynagrodzenie, elastyczność, długość kontraktu, możliwość pracy z innymi klientami) i na nich skoncentruj swoje wysiłki negocjacyjne.
Profesjonalne wsparcie prawne – rozważ konsultację z prawnikiem specjalizującym się w umowach B2B, szczególnie jeśli kontrakt zawiera skomplikowane zapisy dotyczące praw autorskich i zakazu konkurencji.
Przygotowanie alternatywy – przystępując do negocjacji, warto mieć plan B, np. inną ofertę współpracy lub określoną minimalną stawkę, poniżej której nie jesteś gotów zaakceptować warunków.
Rok 2025 przynosi zarówno wyzwania, jak i nowe możliwości dla współpracy w modelu B2B. Kluczem do sukcesu jest umiejętne negocjowanie kontraktu, który zapewni równowagę między elastycznością a bezpieczeństwem. Dobrze skonstruowana umowa B2B powinna zabezpieczać interesy obu stron, jasno określać zakres współpracy, warunki finansowe, zasady odpowiedzialności oraz procedury rozwiązywania sporów.
Pamiętaj, że umowa B2B bezpośrednio wpływa na stabilność finansową. Warto poświęcić czas na dokładne przeanalizowanie wszystkich jej aspektów i w razie potrzeby skonsultować się z ekspertami. Inwestycja w profesjonalnie przygotowaną umowę zwraca się wielokrotnie, chroniąc przed potencjalnymi problemami i konfliktami w przyszłości.
Elastyczność w połączeniu z bezpieczeństwem to fundament udanej współpracy w modelu B2B. Mając świadomość zmieniających się przepisów oraz znając swoje prawa i obowiązki, możesz świadomie kształtować warunki współpracy, by w pełni wykorzystać potencjał, jaki daje model B2B.
